Das Objektbuch: Was an deinem Haus passiert ist, und wer es in fünf Jahren noch weiß
In den meisten Betrieben mit eigenem Bestand liegt das Wissen über die Häuser an drei Orten: im Kopf des Hausmeisters, in einer Chatgruppe und in einem Ordner mit Rechnungen. Das reicht, bis jemand fragt: der Mieter bei der Betriebskostenabrechnung, die Versicherung nach dem Wasserschaden, der Käufer vor dem Notartermin. Hier steht, was ein Objektbuch ist, was hineingehört und nach welchen Regeln man es führt, damit es auch bei zehn Schreibern stimmt.
Stand: September 2026 · Lesezeit etwa sieben Minuten · Keine Rechtsberatung, aber die Paragrafen stehen dabei.
Wo das Wissen heute liegt
Der Mieter ruft an, der Hausmeister wird im Treppenhaus angesprochen, das Foto vom tropfenden Ventil landet in der Chatgruppe. Erledigt wird es trotzdem, meist noch am selben Tag. Nur hat die Arbeit am Monatsende kein Haus, keine Dauer und keinen Beleg.
Das fällt lange nicht auf, weil der Betrieb läuft. Der Hausmeister weiß, dass in der Lindenstraße 12 vor drei Jahren die Steigleitung gemacht wurde und welcher Installateur das war. Er weiß auch, dass er nächstes Jahr in Rente geht.
Programme für die Instandhaltung helfen hier weniger, als man denkt. Die meisten verlangen erst den Auftrag und dann die Arbeit. Genau die Arbeit, die spontan passiert, rutscht damit durch: ein Türschloss, zwanzig Minuten, nie erfasst. Bei einem Haus ist das nichts. Bei vierzig Häusern und einem Jahr ist es ein Betrag.
Wann du es brauchst
Ein Objektbuch ist kein Selbstzweck. Es gibt sechs Anlässe, an denen du entweder nachschlagen kannst oder zahlst:
| Anlass | Was du dann belegen musst | Wo |
|---|---|---|
| Betriebskostenabrechnung | Du rechnest innerhalb von zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums ab, und der Mieter darf die Belege einsehen. Was du nicht belegen kannst, kannst du im Streit nicht umlegen. | § 556 Abs. 3 BGB |
| Der Hausmeister macht beides | Hauswartkosten sind umlagefähig, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung betreffen. Fegt dein Hausmeister vormittags den Gehweg und repariert nachmittags ein Türschloss, musst du trennen können, was wohin gehört. | § 2 Nr. 14 BetrKV |
| Mangel nach einer Handwerkerarbeit | Bei Arbeiten an einem Bauwerk verjähren Mängelansprüche nach fünf Jahren, bei Verträgen nach VOB/B in der Regel nach vier. Dafür musst du wissen, wer wann was gemacht hat und wann abgenommen wurde. | § 634a BGB |
| Schaden am Haus | Löst sich ein Teil des Gebäudes und verletzt jemanden, haftet der Besitzer, außer er hat die erforderliche Sorgfalt beachtet. Der Nachweis dafür sind deine Aufzeichnungen über Kontrollen und Reparaturen. | § 836 BGB |
| Steuer und Buchhaltung | Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf, Bücher und Jahresabschlüsse zehn. Der Bon vom Baumarkt gehört dazu, und er ist nur etwas wert, wenn feststeht, für welches Haus er war. | § 147 AO |
| Verkauf oder Finanzierung | Käufer und Banken fragen nach der Geschichte des Hauses: Dach, Heizung, Leitungen, wann und von wem. Das steht in keinem Gesetz, aber im Kaufpreis. | Praxis |
Was in ein Objektbuch gehört
Kein Programm, sondern eine Struktur. Je Haus dieselben sechs Teile:
- Das Haus und seine Einheiten. Jede Wohnung, jeder Laden, jeder Keller bekommt eine feste Kennung. Mietername und Lage („Schneider, zweiter Stock links") sind Suchwege, abgelegt wird unter der Kennung. Mieter wechseln, die Wohnung bleibt.
- Die Vorgänge. Meldung, Auftrag, Rückmeldung: wer, wann, was, wie lange, welches Material. Auch das Ungeplante, gerade das. Wie so eine Meldung in dreißig Sekunden entsteht, steht auf der Seite zu den Kleinreparaturen.
- Die Belege am Vorgang. Bon, Rechnung, Foto vorher und nachher hängen an dem Vorgang, zu dem sie gehören, und nicht in einem Ordner nach Monaten.
- Die Baustellen. Größere Maßnahmen mit ihren Gewerken in der Reihenfolge, in der sie kommen, dazu Stunden, Material und bei Leerstand die Tage, an denen die Wohnung keine Miete bringt.
- Die wiederkehrenden Prüfungen. Was in festen Abständen fällig ist, mit dem Datum der letzten Prüfung und dem Ergebnis. Beispiele sind die Untersuchung auf Legionellen bei zentraler Warmwasserbereitung im Mehrfamilienhaus (Trinkwasserverordnung), Rauchwarnmelder, Aufzug und Spielplatz. Welche Pflichten für dein Haus gelten, hängt von der Anlage und vom Bundesland ab.
- Die Kosten je Haus. Aus Vorgängen und Belegen ergibt sich, was ein Haus im Jahr gekostet hat, getrennt nach umlagefähig, nicht umlagefähig und ungeklärt. „Ungeklärt" ist ein ehrlicher Zustand. Er gehört auf eine Liste und nicht unter den Tisch. Wie die Schubladen aussehen, steht auf der Seite Kosten je Haus zuordnen.
Drei Regeln, nach denen man es führt
Ein Objektbuch mit einem Schreiber ist einfach. Schwierig wird es, wenn zehn Leute gleichzeitig melden. Dann entscheiden drei Regeln, ob man dem Buch trauen kann.
Einmal geschrieben, nur ergänzt. Ein Eintrag wird nie überschrieben. Wer etwas berichtigt, hängt die Berichtigung an. Der Stand eines Auftrags ergibt sich dann aus seinem Verlauf und nicht daraus, wer zuletzt gespeichert hat. Das ist der Unterschied zwischen einem Buch und einer Tabelle, in der still Zeilen verschwinden. Und ein Verlauf, den niemand ändern konnte, ist als Nachweis mehr wert.
Der Anker ist die Einheit, nie der Mensch. Abgelegt wird unter der Kennung der Wohnung. Der Mietername führt dorthin, mehr nicht. Sonst steht der Rohrbruch von 2024 unter einem Namen, den 2029 niemand mehr kennt.
Nachfragen statt raten. „Bei Schneider" kann zwei Wohnungen meinen. Wer das Buch führt, ob Mensch oder Programm, fragt nach und legt nichts auf Verdacht ab. Ein falsch zugeordneter Bon ist schlimmer als ein offener.
Wo das Objektbuch liegt, ist zweitrangig: ein Ordner mit einer Textdatei je Haus, eine Tabelle, ein Programm, ein Companion auf deinem eigenen Server. Es muss nur drei Dinge erfüllen: Es gehört dir und hängt an keinem Abo, das jemand kündigen kann. Du kannst es in zehn Jahren noch lesen, denn so lange laufen die Fristen. Es liegt an einem Ort und nicht in Chatgruppe, Ordner und Kopf zugleich.
Chatgruppe oder Objektbuch
| In der Chatgruppe | Im Objektbuch |
|---|---|
| Die Meldung ist sichtbar, bis hundert Nachrichten darüber liegen. | Die Meldung hängt am Haus und bleibt dort. |
| Ob es erledigt ist, weiß, wer den Daumen gesehen hat. | Erledigt ist, was eine Rückmeldung mit Datum hat. |
| Das Foto vom Bon liegt zwischen Urlaubsgrüßen. | Der Bon hängt am Vorgang und damit am Haus. |
| Geht ein Mitarbeiter, geht der Verlauf mit seinem Handy. | Der Verlauf gehört dem Betrieb. |
| Namen und Nummern von Mietern liegen auf privaten Handys. | Ein Ort, den du kontrollierst und für den du geradestehen kannst. |
Die Chatgruppe ist trotzdem nicht der Feind. Deine Leute melden dort, weil es leicht ist. Ein Objektbuch, das schwerer zu füttern ist als eine Sprachnachricht, bleibt leer. Das Melden darf so leicht bleiben. Nur landen muss die Meldung woanders.
Deine Leute: Auskunft statt Ortung
Ein Objektbuch hält fest, wer was getan hat. Damit ist es auch ein Dokument über deine Mitarbeiter, und das verlangt Sorgfalt. Es gibt zwei Wege, an die Angaben zu kommen: messen oder fragen. Messen heißt Ortung, Stoppuhr, App mit Standort. Nur sagt die Ortung, wo das Auto stand, und nicht, was am Haus passiert ist. Fragen heißt: Der Mitarbeiter sagt selbst, was er getan hat und ungefähr wie lange. Für die Zuordnung der Kosten reicht das, und es ist die Voraussetzung dafür, dass überhaupt jemand meldet.
Gibt es einen Betriebsrat, gehört er früh an den Tisch. Technische Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), und die Gerichte legen das weit aus. Für die Daten deiner Beschäftigten gilt § 26 BDSG, für die deiner Mieter die DSGVO: nur, was für den Vorgang nötig ist. Ein Objektbuch ersetzt auch keine Arbeitszeiterfassung. Das ist eine eigene Pflicht mit eigenen Regeln.
Häufige Fragen
Was ist ein Objektbuch?
Eine fortlaufende Aufzeichnung je Gebäude: Einheiten, Meldungen, Aufträge, Rückmeldungen, Belege, Baustellen und Kosten. Es beantwortet, was wann an welchem Haus passiert ist, wer es getan hat und was es gekostet hat. Der Begriff ist nicht gesetzlich festgelegt; gemeint ist das Gedächtnis des Hauses, das nicht an einer Person hängt.
Wie lange muss ich Unterlagen zu meinen Häusern aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Verträge und Abnahmeprotokolle von Handwerkern mindestens so lange, wie Mängelansprüche laufen, bei Arbeiten am Bauwerk fünf Jahre ab Abnahme (§ 634a BGB). In der Praxis gilt für die Geschichte eines Hauses: solange es dir gehört, und beim Verkauf geht sie mit.
Reicht eine Tabelle als Objektbuch?
Bei wenigen Häusern und einem Schreiber ja, wenn sie dir gehört, in zehn Jahren noch lesbar ist und der eine Ort für alles ist. Sobald mehrere Leute gleichzeitig schreiben, wird es heikel: Eine Tabelle überschreibt still, und niemand merkt, dass ein Eintrag fehlt. Dann braucht es eine Form, in der Einträge nur ergänzt und nie geändert werden.
Worin unterscheidet sich ein Objektbuch von einer Hausverwaltungssoftware?
Verwaltungssoftware rechnet ab: Mieten, Betriebskosten, WEG. Ein Objektbuch hält fest, was am Haus passiert. Es liefert der Abrechnung die Belege und die Zuordnung, ersetzt sie aber nicht. Die beiden ergänzen sich.
Müssen meine Hausmeister dafür ihre Zeiten stoppen?
Nein. Für die Zuordnung der Kosten reicht die Selbstauskunft: was, an welchem Haus, ungefähr wie lange. Die gesetzliche Arbeitszeiterfassung ist eine eigene Pflicht und wird vom Objektbuch weder erfüllt noch ersetzt.
Im propertyCOMPANION melden deine Leute per Sprachnachricht im eigenen Telegram- oder Signal-Chat. Daraus wird ein Vorgang mit Dauer, Material und Umlage-Frage, dem richtigen Haus zugeordnet. Ein Foto vom Bon wird geprüft und der laufenden Baustelle zugeordnet. Ist eine Angabe mehrdeutig, fragt er nach. Vorgänge werden einmal geschrieben und nur ergänzt. Es gibt keine Ortung und keine Stoppuhr. Das Objektbuch liegt auf einem Server, den du selbst mietest. Was er bewusst nicht tut: Betriebskosten abrechnen, WEG verwalten, Steuern beraten. Dein Steuerberater bekommt eine Kostenaufstellung je Haus und Baustelle.
Dieser Text erklärt die Rechtslage nach deutschem Recht in allgemeiner Form und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Was umlagefähig ist, entscheidet sich am Mietvertrag und an der Rechtsprechung; bei Streit über die Betriebskostenabrechnung lohnt sich ein Fachanwalt für Mietrecht oder der Eigentümerverband vor Ort.