Kosten je Haus zuordnen: Warum die Stunde deines Hausmeisters nirgends ankommt

Deine Buchhaltung weiß auf den Euro, was der Betrieb im Jahr gekostet hat. Was ein einzelnes Haus gekostet hat, weiß sie nicht: Der Lohn des Hausmeisters ist Personalaufwand, der Baumarkt ist ein Lieferant, und „Instandhaltung" ist ein Konto. Hier steht, warum du die Kosten je Haus brauchst, in welche Schubladen sie gehören, und wie viel Geld zwischen einem geschätzten und einem erfassten Abzug liegt.

Stand: September 2026 · Lesezeit etwa acht Minuten · Keine Rechts- und keine Steuerberatung, aber die Paragrafen stehen dabei.

Wo das Geld heute landet

In einem Betrieb mit eigenen Hausmeistern und Handwerkern entstehen die meisten Kosten nicht als Rechnung, sondern als Arbeitszeit. Eine Rechnung hat eine Adresse, und mit etwas Glück steht das Haus darauf. Eine Arbeitsstunde hat nichts. Sie wird bezahlt, gebucht und ist danach nicht mehr zu unterscheiden von jeder anderen Stunde.

Beim Material ist es ähnlich. Der Baumarkt schickt eine Sammelrechnung über den Monat, vierzig Positionen, kein Haus. Das Lager wird gefüllt und geleert, ohne dass jemand festhält, wohin das Ventil gegangen ist.

Solange niemand fragt, stört das nicht. Es gibt aber fünf Fragen, die nur beantworten kann, wer je Haus rechnet.

Fünf Fragen, die am Haus hängen

Frage	Was du dafür wissen musst	Wo
Was darf ich umlegen?	Hauswartkosten sind Betriebskosten, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung betreffen. Du brauchst die Stunden deines Hausmeisters, getrennt nach dem, was er getan hat, und je Haus.	§ 2 Nr. 14 BetrKV
Was darf ich für eigene Leute ansetzen?	Eigene Sach- und Arbeitsleistungen darfst du mit dem Betrag ansetzen, den ein Dritter für eine gleichwertige Leistung berechnen könnte, ohne dessen Umsatzsteuer. Dafür musst du zeigen können, welche Leistung an welchem Haus erbracht wurde.	§ 1 Abs. 1 BetrKV
Erhaltung oder Herstellung?	Das entscheidet dein Steuerberater, und er braucht dafür die Kosten je Gebäude und je Maßnahme. Ein Beispiel: Übersteigen Instandsetzung und Modernisierung in den ersten drei Jahren nach dem Kauf 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes, werden sie zu Herstellungskosten.	§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG
Was kann ich nach einer Modernisierung auf die Miete umlegen?	Im Grundsatz 8 % der für die Wohnung aufgewendeten Kosten im Jahr, abzüglich dessen, was ohnehin für die Erhaltung fällig gewesen wäre, und mit Obergrenzen je Quadratmeter. Das setzt die Kosten je Maßnahme und je Wohnung voraus.	§ 559 BGB
Welches Haus trägt sich?	Miete minus das, was das Haus wirklich gekostet hat. Ohne die Stunden deiner eigenen Leute ist diese Rechnung bei jedem Haus zu freundlich.	Praxis

Die Buchhaltung weiß, was der Betrieb gekostet hat. Was ein Haus gekostet hat, weiß nur, wer bei jeder Stunde und jedem Bon das Haus dazuschreibt.

Vier Schubladen und eine fünfte

Jeder Vorgang bekommt zwei Angaben: das Haus und die Schublade. Mehr Ordnung braucht es für den Anfang nicht.

Schublade	Was das heißt	Beispiel
Laufender Betrieb	Umlagefähig, soweit im Mietvertrag vereinbart. Macht es der Hauswart, läuft es unter den Hauswartkosten und darf nicht ein zweites Mal unter Gartenpflege oder Reinigung erscheinen.	Gehweg fegen, Winterdienst, Treppenhaus reinigen, Garten pflegen
Instandhaltung und Instandsetzung	Nicht umlagefähig. Trägt das Haus, und damit du.	Ventil tauschen, Schloss reparieren, Decke nach Wasserschaden streichen
Verwaltung	Nicht umlagefähig, auch wenn der Hausmeister es erledigt.	Wohnungsübergabe, Besichtigung mit Interessenten, Handwerker beauftragen
Baustelle	Größere Maßnahme mit eigener Aufstellung: Gewerke, Stunden, Material. Ob Erhaltung, Herstellung oder Modernisierung, klärt sich danach.	Badsanierung, Strangsanierung, Wohnung nach Auszug herrichten
Ungeklärt	Ein ehrlicher Zustand mit einer eigenen Liste. Wird einmal im Monat geleert.	Leuchtmittel im Treppenhaus, Dachrinne reinigen

Die fünfte Schublade ist die wichtigste. Was umlagefähig ist, entscheidet sich im Einzelfall am Mietvertrag und an der Rechtsprechung, und nicht jeder Fall ist klar. Wer beim Erfassen zur Entscheidung gezwungen wird, rät. Wer „ungeklärt" sagen darf, fragt später jemanden, der es weiß.

Die Stunde des Hausmeisters, einmal durchgerechnet

Ein Rechenbeispiel mit runden Zahlen. Dein Hausmeister kostet den Betrieb mit allen Nebenkosten 48.000 € im Jahr und arbeitet 1.600 Stunden an den Häusern. Eine Stunde kostet dich also 30 €.

Erfasst über ein Jahr verteilen sich seine Stunden so: 900 laufender Betrieb, 550 Reparaturen, 150 Verwaltung. Umlagefähig sind damit 900 von 1.600 Stunden, das sind 27.000 €.

Wer schätzt	Wer erfasst
Zieht pauschal 20 % für Reparaturen ab und legt 38.400 € um. Das sind 11.400 € mehr, als die Stunden hergeben.	Legt 27.000 € um und kann jede Stunde einem Haus und einer Tätigkeit zuordnen.
Oder zieht vorsichtshalber 50 % ab und legt 24.000 € um. Dann verschenkt er 3.000 € im Jahr, je Hausmeister.	Verschenkt nichts und behauptet nichts.
Verteilt den Betrag nach Wohnfläche auf alle Häuser.	Sieht, dass das Haus mit dem großen Garten dreimal so viele Stunden braucht wie das Haus daneben.

Der erste Fall ist der teure. Bestreitet ein Mieter die Hauswartkosten, muss der Vermieter nachvollziehbar darlegen, welcher Anteil auf nicht umlagefähige Arbeiten entfällt. Ein pauschaler Abzug genügt dann nicht (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Wer nur geschätzt hat, steht mit leeren Händen da.

Und die Zeit läuft: Abgerechnet wird spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, danach sind Nachforderungen im Regelfall ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB). Was im Januar nicht erfasst wurde, lässt sich im Dezember des Folgejahres nicht mehr rekonstruieren.

Material, Belege und der Rest, der kein Haus hat

Der Bon. Fotografiert, solange er in der Hand ist, mit dem Haus dazu. Drei Wochen später weiß niemand mehr, wofür die Dichtungen waren.

Die Sammelrechnung. Vierzig Positionen, ein Betrag. Wer unterwegs die Bons dem Haus zugeordnet hat, kann sie am Monatsende gegen die Rechnung legen. Wer es nicht getan hat, bucht alles auf „Instandhaltung allgemein", und dort bleibt es.

Das Lager. Was aus dem Regal genommen wird, gehört auf das Haus, in dem es verbaut wird. Wie das in dreißig Sekunden geht, steht auf der Seite zu den Kleinreparaturen.

Der Rest. Fahrzeug, Werkzeug, Fortbildung, die Fahrt zwischen zwei Häusern: Das hat kein Haus, und man sollte ihm keins andichten. Es bleibt beim Betrieb. Ob und wie es in einen Stundensatz einfließt, ist eine Frage für den Steuerberater. Eine Zuordnung, die zu 85 % stimmt und ehrlich sagt, was übrig bleibt, ist mehr wert als eine, die zu 100 % aufgeht und geraten ist.

Was du nicht selbst entscheidest

Ob eine Ausgabe Erhaltung oder Herstellung ist, ob sie sich über mehrere Jahre verteilen lässt (§ 82b EStDV), ob eine Position im Einzelfall umlagefähig ist: Das entscheiden Steuerberater, Anwalt oder Verwalter. Deine Aufgabe ist, ihnen sortiertes Material zu geben: je Haus, je Maßnahme, mit Beleg. Je besser die Aufstellung, desto kürzer das Gespräch, und desto seltener wird zu deinem Nachteil geschätzt.

So fängst du an

Eine Liste aller Einheiten mit festen Kennungen. Haus, Wohnung, Laden, Keller, Außenanlage. Ohne sie landet jede Meldung bei einem Namen statt bei einem Ort. Warum die Kennung der Anker ist, steht auf der Seite zum Objektbuch.
Jede Meldung beginnt mit dem Haus. Wo, was, wie lange, welches Material. Nicht am Freitag für die Woche, sondern gleich.
Einmal im Monat die Liste „ungeklärt" leeren. Mit jemandem, der die Mietverträge kennt. Nach drei Monaten wiederholen sich die Fälle, und aus der Liste wird eine Regel.

Ein Jahr so geführt, und du hast zum ersten Mal die Zahl, die in keiner Buchhaltung steht: was jedes deiner Häuser wirklich kostet.

Häufige Fragen

Sind die Kosten für den eigenen Hausmeister umlagefähig?

Teilweise. Hauswartkosten gehören zu den Betriebskosten, soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen (§ 2 Nr. 14 BetrKV), und nur, wenn die Umlage im Mietvertrag vereinbart ist. Repariert oder verwaltet der Hausmeister auch, muss dieser Anteil herausgerechnet werden.

Darf ich für eigene Mitarbeiter ansetzen, was eine Fremdfirma kosten würde?

Ja. Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV dürfen Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten angesetzt werden könnte, allerdings ohne dessen Umsatzsteuer. Der Bundesgerichtshof hat das auch für Arbeiten durch eigenes Personal bestätigt (BGH, Urteil vom 14.11.2012, VIII ZR 41/12). Belegen musst du, welche Leistung erbracht wurde und was ein Dritter dafür berechnet hätte.

Reicht ein pauschaler Abzug für Reparaturen bei den Hauswartkosten?

Solange niemand widerspricht, fällt er nicht auf. Bestreitet ein Mieter den Ansatz, muss der Vermieter nachvollziehbar darlegen, welcher Anteil auf nicht umlagefähige Arbeiten entfällt; ein pauschaler Abzug genügt dann nicht (BGH, Urteil vom 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Wer die Stunden nach Tätigkeit und Haus erfasst hat, kann das. Wer geschätzt hat, nicht.

Was mache ich mit Kosten, die zu keinem Haus gehören?

Beim Betrieb lassen. Fahrzeug, Werkzeug, Fortbildung und Wege zwischen den Häusern haben kein Haus, und eine erfundene Zuordnung macht die übrigen Zahlen unglaubwürdig. Ob und wie solche Kosten in einen Stundensatz einfließen, klärst du mit dem Steuerberater.

Muss ich dafür die Arbeitszeit meiner Leute messen?

Nein. Für die Zuordnung reicht, was auch ein Stundenzettel enthält: wo, was, ungefähr wie lange, nach eigener Angabe des Mitarbeiters. Ortung und Stoppuhr machen die Zahlen nicht belastbarer, sie sorgen nur dafür, dass weniger gemeldet wird. Die gesetzliche Arbeitszeiterfassung ist ein eigenes Thema und wird davon nicht ersetzt.

Wie wir es machen

Im propertyCOMPANION erzählen deine Leute per Sprachnachricht, was sie getan haben. Daraus wird ein Vorgang mit Dauer, Material und Umlage-Frage, dem richtigen Haus zugeordnet. Ein Foto vom Bon wird auf Händler, Betrag und Datum geprüft und der laufenden Baustelle zugeordnet; Widersprüche werden zur Meldung, statt übergangen zu werden. Je Baustelle gibt es eine Kosten- und Stundenaufstellung. Es gibt keine Ortung und keine Stoppuhr. Gebucht und klassifiziert wird bei deinem Steuerberater: Er bekommt eine Kostenaufstellung je Haus und Baustelle als Datei. Die Betriebskostenabrechnung macht der Companion nicht.

Dieser Text erklärt die Rechtslage nach deutschem Recht in allgemeiner Form und ersetzt weder Rechts- noch Steuerberatung. Was umlagefähig ist, entscheidet sich am Mietvertrag und an der Rechtsprechung; wie Ausgaben steuerlich zu behandeln sind, entscheidet dein Steuerberater. Die Zahlen im Rechenbeispiel sind erfunden und dienen nur der Veranschaulichung.