Warum dein Kundenbuch nicht im CRM des Herstellers liegen sollte

Ein Handelsvertreter ist selbständig. Seine Kunden sind sein Kapital, und das Gesetz weiß das: Beim Ende der Vertretung steht ihm ein Ausgleich für den Kundenstamm zu, den er aufgebaut hat. Trotzdem führen die meisten ihre Kundennotizen im CRM eines Herstellers, und wenn der Vertrag endet, ist der Zugang weg. Hier steht, was dem Hersteller gehört, was dir, und wie ein Kundenbuch aussieht, das bei dir bleibt.

Stand: September 2026 · Lesezeit etwa sieben Minuten · Keine Rechtsberatung, aber die Paragrafen stehen dabei.

Das Missverhältnis

Du fährst seit Jahren zu denselben Häusern. Du weißt, wer dort entscheidet, wer nur nickt, wann die Chefin schlecht gelaunt ist und welcher Einkäufer im Frühjahr wechselt. Nichts davon steht in einem Auftrag. Es steht in deinem Kopf, und wenn du diszipliniert bist, in den Notizfeldern eines CRM, das dir ein Hersteller gestellt hat.

Dieses CRM ist gut gemeint. Es ist auch bequem: Der Hersteller sieht deine Berichte, du siehst seine Aufträge, alles an einem Ort. Nur gehört der Ort ihm. Endet der Vertrag, ob durch Kündigung, Insolvenz oder weil der Hersteller den Vertrieb umbaut, endet dein Zugang. Zwanzig Jahre Gesprächsverläufe, Vorlieben, Zusagen: Du kommst nicht mehr dran. Und der Hersteller, der sie behält, gibt sie deinem Nachfolger.

Bei fünf Herstellern ist es fünfmal so. Fünf Systeme, fünf Fassungen desselben Einrichtungshauses, und keine davon zeigt, was du wirklich über den Kunden weißt. Der Einzige, der das Ganze sehen könnte, bist du. Aber nur, wenn du es irgendwo festhältst, das dir gehört.

Was das Gesetz dazu sagt

Das HGB kennt den Wert deiner Arbeit. Es regelt aber auch klar, was dem Hersteller zusteht. Beides gehört zusammen.

Die vierte Zeile ist die entscheidende. Der Ausgleichsanspruch setzt voraus, dass du nachweisen kannst, welche Kunden du geworben hast und was sie dem Hersteller bringen. Wer das nur im CRM des Herstellers dokumentiert hat, streitet nach dem Vertragsende mit Unterlagen, die dem anderen gehören und auf die er keinen Zugriff mehr hat.

In Österreich regelt das Handelsvertretergesetz dasselbe; der Ausgleichsanspruch steht dort in § 24 HVertrG.

Was dem Hersteller gehört und was dir

Die Grenze ist einfacher, als sie klingt, wenn man sie einmal aufschreibt:

Zwei Folgen daraus. Erstens: Führe dein eigenes Kundenbuch, und berichte daraus. Der Hersteller bekommt, was ihm zusteht, in seinem System oder per Mail. Die Quelle bleibt bei dir. Zweitens: Kopiere nichts aus seinem System in deins, das ihm gehört. Seine Kundenliste, seine Preise, seine Umsätze mit Kunden, die nicht deine sind: Das sind seine Geschäftsgeheimnisse, und ein sauberes Kundenbuch enthält sie nicht. Was du selbst erlebt und notiert hast, ist deins. Was er dir gezeigt hat, ist seins.

Wie ein Kundenbuch aussieht, das bei dir bleibt

Kein Programm, sondern eine Struktur. Pro Betrieb ein Eintrag, und in jedem Eintrag dieselben Teile:

1. Der Betrieb. Name, Adresse, Kategorie: Einrichtungshaus, Contract Dealer, Innenarchitekt, Online-Händler. Einmal, nicht je Hersteller.
2. Je Hersteller der Stand. Kunde oder Interessent, seit wann, Kundennummer beim Hersteller, deine Einschätzung A, B, C. Ein Betrieb kann bei einem Hersteller Kunde sein und bei einem anderen noch nicht. Das sieht kein einzelnes CRM. Deins schon.
3. Die Menschen. Wer entscheidet, wer bestellt, wer nur berät. Mit Funktion, nicht nur mit Namen; Funktionen bleiben, Namen wechseln.
4. Die Historie. Jeder Besuch als kurzer Bericht, mit Datum. Wie man den in sechzig Sekunden macht, steht auf der Seite zum Besuchsbericht ohne Tippen.
5. Was vereinbart ist. Offene Zusagen, mit Termin. Das ist die Liste, die du morgens aufmachst.
6. Was du verdient hast. Umsatz und Provision je Hersteller, aus deinen Abrechnungen. Wie du die prüfst, steht auf der Seite zur Provisionsabrechnung. Für den Ausgleichsanspruch ist das später der Beleg.

Datenschutz, in drei Sätzen

In deinem Kundenbuch stehen Namen, Durchwahlen und Mailadressen von Menschen. Dafür bist du verantwortlich, nicht der Hersteller. Bei geschäftlichen Kontaktdaten von Ansprechpartnern in Firmen ist das im Regelfall zulässig, weil du ein berechtigtes Interesse hast, deine Geschäftsbeziehungen zu pflegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Drei Regeln reichen: nur geschäftliche Angaben, nichts Privates über die Person; wer fragt, bekommt Auskunft, was über ihn drinsteht; wer geht, wird gelöscht. Ein Kundenbuch auf einem Server in Deutschland oder Österreich, den du selbst kontrollierst, macht auch diese Frage einfacher als eine Cloud, deren Standort du nicht kennst.

Häufige Fragen

Darf ich die Kundendaten aus dem CRM des Herstellers mitnehmen, wenn der Vertrag endet?

Seine Daten nicht: Kundenlisten, Preise, Konditionen und Umsätze des Herstellers sind seine Geschäftsgeheimnisse, und sein CRM gehört ihm, auch mit deinen Einträgen darin. Was du selbst beobachtet und in deinem eigenen Kundenbuch notiert hast, ist deins. Deshalb sollte das eigene Kundenbuch von Anfang an die Quelle sein, nicht die Kopie.

Was ist der Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB?

Endet der Handelsvertretervertrag, kannst du vom Hersteller einen Ausgleich verlangen, wenn er aus den Kunden, die du geworben hast, weiterhin erhebliche Vorteile zieht und der Ausgleich der Billigkeit entspricht. Er beträgt höchstens eine Jahresprovision, gerechnet als Durchschnitt der letzten fünf Jahre. Du musst ihn innerhalb eines Jahres nach Vertragsende geltend machen.

Muss ich dem Hersteller meine Notizen zeigen?

Du musst ihm die erforderlichen Nachrichten geben, vor allem über Vermittlungen und Abschlüsse (§ 86 Abs. 2 HGB), und die Berichte, die du abgibst, darf er behalten. Deine eigenen Notizen, Einschätzungen und Beobachtungen, aus denen die Berichte entstehen, gehören dir. Berichte aus dem eigenen Kundenbuch heraus, nicht hinein.

Reicht eine Tabelle als Kundenbuch?

Ja, wenn sie drei Bedingungen erfüllt: Sie gehört dir und hängt an keinem Abo, du kannst sie in zehn Jahren noch öffnen, und sie ist der eine Ort für alle Hersteller. Eine Textdatei je Kunde erfüllt das ebenso wie ein Notizbuch. Die Struktur zählt, nicht das Werkzeug.

Darf ich als Handelsvertreter überhaupt Kontaktdaten von Ansprechpartnern speichern?

Bei geschäftlichen Kontaktdaten von Ansprechpartnern in Firmen im Regelfall ja, gestützt auf dein berechtigtes Interesse an der Pflege deiner Geschäftsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speichere nur geschäftliche Angaben, gib auf Anfrage Auskunft, und lösche, wer die Firma verlässt. Verantwortlich dafür bist du, nicht der Hersteller.

Dieser Text erklärt die Rechtslage nach deutschem Handelsrecht in allgemeiner Form und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Beim Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB lohnt sich ein Fachanwalt, bevor die Jahresfrist läuft; Handelsvertreterverbände wie die CDH beraten Mitglieder dazu.