Provisionsabrechnung prüfen: Was Handelsvertretern jedes Jahr verloren geht

Die Abrechnung kommt, die Summe sieht plausibel aus, die Provision wird überwiesen. Kaum ein Handelsvertreter rechnet nach. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil man dafür jede Rechnung mit jeder Abrechnungszeile vergleichen müsste. Genau dort verschwindet Geld. Hier steht, wo, wie du es findest, und was das Gesetz dir dabei gibt.

Stand: September 2026 · Lesezeit etwa acht Minuten · Keine Rechtsberatung, aber die Paragrafen stehen dabei.

Warum niemand nachrechnet

Ein Handelsvertreter mit fünf Herstellern bekommt fünf Abrechnungen, jede in einem anderen Format: die eine als PDF mit Kundennummern, die nächste als Tabelle mit Namen, die dritte nennt nur Auftragsnummern. Dazwischen liegen die Belege des Monats: Auftragsbestätigungen, Rechnungskopien, Stornomeldungen, verstreut über das Postfach.

Nachrechnen hieße: jeden Beleg heraussuchen, in der Abrechnung finden, den Satz anwenden, vergleichen. Bei vierzig Aufträgen im Monat ist das ein halber Tag. Also prüft man die Summe auf Plausibilität und unterschreibt innerlich. Die Hersteller rechnen nicht böswillig falsch. Aber sie rechnen mit ihren Daten, nicht mit deinen. Und Fehler zu deinen Gunsten fallen ihnen seltener auf als Fehler zu ihren.

Die vier Stellen, an denen Provision verloren geht

1. Der vergessene Auftrag

Der Klassiker. Der Auftrag wurde ausgeliefert und bezahlt, steht aber in keiner Abrechnung, weil er im System des Herstellers einem anderen Gebiet zugeordnet war, weil die Kundennummer nicht zu dir gehörte, weil er als Direktgeschäft lief. Ohne eigene Liste fällt das nie auf.

2. Der falsche Satz

Zehn Prozent vereinbart, acht abgerechnet. Meist kein Vorsatz: Der Hersteller hat eine Produktgruppe mit anderem Satz, ein Sonderkunde ist falsch hinterlegt, ein Rabatt wurde vor statt nach der Provision gerechnet. Zwei Prozentpunkte auf einen Jahresumsatz von 400.000 € sind 8.000 €.

3. Das Storno ohne Wiedergutschrift

Ein Kunde storniert, der Hersteller zieht die Provision ab, zu Recht. Drei Monate später bestellt der Kunde doch, der Auftrag läuft, die Provision kommt aber nicht zurück, weil der Storno-Vermerk im System hängen bleibt. Das ist die Stelle, die am schwersten zu sehen ist, weil beide Buchungen für sich genommen richtig aussehen.

4. Das Direktgeschäft im eigenen Gebiet

Ein Einrichtungshaus in deinem Gebiet bestellt direkt beim Hersteller, ohne dich. Wenn dir ein Bezirk oder ein Kundenkreis zugewiesen ist, steht dir die Provision trotzdem zu. Das sagt § 87 Abs. 2 HGB. Nur: Du siehst von diesem Auftrag nie einen Beleg. Diese Lücke findet keine Prüfung deiner eigenen Unterlagen. Sie findet nur der Buchauszug.

So prüfst du von Hand

Eine Tabelle, drei Spalten, einmal im Monat. Mehr braucht es nicht. Der Aufwand liegt nicht in der Methode, sondern darin, sie durchzuhalten.

1. Belege sammeln, sobald sie kommen. Jede Auftragsbestätigung, jede Rechnungskopie, jede Stornomeldung: Hersteller, Kunde, Belegnummer, Datum, Nettobetrag. Ein Ordner im Postfach je Hersteller reicht, wenn du die Zahlen einmal im Monat abschreibst.
2. Erwartete Provision daneben. Nettobetrag mal Satz. Bei Stornos negativ, mit Verweis auf den Ursprungsbeleg.
3. Abrechnung Zeile für Zeile abhaken. Jede Zeile der Abrechnung einem Beleg zuordnen, über Belegnummer, notfalls über Kunde und Betrag. Was du zuordnen kannst und wo der Betrag stimmt: erledigt.
4. Drei Zustände, nicht zwei. Ein Beleg, der noch in keiner Abrechnung steht, ist nicht automatisch ein Fehler. Provision wird oft erst fällig, wenn der Kunde bezahlt hat. Eine Rechnung vom Mai steht dann legitim erst im Juli. Deshalb: bestätigt (drin, Betrag stimmt), offen (noch nicht drin, Zahlungsziel läuft), auffällig (nach zwei Abrechnungen nicht drin, oder Betrag weicht ab, oder Storno ohne späteren Ausgleich).
5. Nur „auffällig" nachfragen. Wer nach jeder Abrechnung eine Liste offener Posten schickt, wird lästig. Wer einmal im Quartal drei konkrete Belegnummern nennt, bekommt Antworten.

Was das Gesetz dir gibt

Die Rechte des Handelsvertreters stehen in den §§ 84 bis 92c HGB. Für die Abrechnung sind vier Stellen entscheidend, und die wichtigste davon lässt sich vertraglich nicht ausschließen.

Dazu drei Regeln zur Provision selbst:

• Fälligkeit: Der Anspruch entsteht, sobald der Hersteller das Geschäft ausgeführt hat. Vertraglich kann das auf den Zeitpunkt verschoben werden, an dem der Kunde bezahlt, später nicht (§ 87a Abs. 1). Das ist der Grund, warum „offen" ein eigener Zustand sein muss.
• Storno: Steht fest, dass der Kunde nicht leistet, entfällt die Provision; schon gezahlte musst du zurückgeben (§ 87a Abs. 2). Führt aber der Hersteller den Auftrag aus Gründen nicht aus, die er zu vertreten hat, bleibt dein Anspruch bestehen (§ 87a Abs. 3).
• Verjährung: Drei Jahre, ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand und du davon wusstest (§§ 195, 199 BGB). Ein Buchauszug für 2023 lohnt sich also noch bis Ende 2026.

Für Österreich regelt das Handelsvertretergesetz (HVertrG) dieselben Fragen; auch dort gibt es das Recht auf einen Buchauszug (§ 16 HVertrG).

Wie du nachfragst, ohne die Beziehung zu belasten

Ein Handelsvertreter lebt von seinen Herstellern. Wer mit Paragrafen anfängt, hat oft schon verloren, auch wenn er recht hat. Drei Dinge, die sich bewährt haben:

• Feststellen, nicht beschuldigen. „Die Belege RE-4720 und RE-4733 finde ich in der Juli-Abrechnung nicht. Könnt ihr kurz nachsehen?" Niemals „ihr habt vergessen". Teillieferungen, Gutschriften und Retouren erklären vieles, und du willst die Erklärung, nicht den Streit.
• Gesammelt, nicht einzeln. Einmal im Quartal eine kurze Mail mit drei bis fünf Belegnummern. Das wirkt gründlich. Wöchentliche Einzelnachfragen wirken misstrauisch.
• Den Buchauszug als Routine einführen, nicht als Drohung. Wer ihn von Anfang an jährlich anfordert, freundlich und mit Verweis auf die eigene Buchhaltung, muss ihn nie als Eskalation einsetzen. Der Hersteller, der ihn verweigert, sagt dir damit mehr als jede Abrechnung.

Häufige Fragen

Wie oft muss der Hersteller über die Provision abrechnen?

Monatlich; der Zeitraum darf auf höchstens drei Monate erstreckt werden. Die Abrechnung muss spätestens bis zum Ende des folgenden Monats vorliegen (§ 87c Abs. 1 HGB).

Was ist ein Buchauszug und wann kann ich ihn verlangen?

Eine Aufstellung aller Geschäfte, für die dir Provision zusteht, mit den Angaben, die du brauchst, um deine Abrechnung nachzurechnen. Du kannst ihn bei jeder Abrechnung verlangen (§ 87c Abs. 2 HGB). Das Recht lässt sich vertraglich nicht ausschließen.

Bekomme ich Provision auch für Aufträge, die der Kunde direkt beim Hersteller bestellt hat?

Wenn dir ein Bezirk oder ein Kundenkreis zugewiesen ist: ja, auch ohne deine Mitwirkung (§ 87 Abs. 2 HGB). Genau diese Geschäfte fehlen am häufigsten in der Abrechnung, weil du von ihnen nie einen Beleg siehst.

Was passiert mit meiner Provision, wenn der Kunde storniert oder nicht bezahlt?

Steht fest, dass der Kunde nicht leistet, entfällt der Anspruch; schon gezahlte Provision musst du zurückgeben (§ 87a Abs. 2 HGB). Führt aber der Hersteller den Auftrag aus Gründen nicht aus, die er zu vertreten hat, bleibt dein Anspruch bestehen (§ 87a Abs. 3 HGB).

Wie lange kann ich Provision nachfordern?

Drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du davon wusstest (§§ 195, 199 BGB). Eine Abrechnung von 2023 kannst du also bis Ende 2026 anfechten.

Dieser Text erklärt die Rechtslage nach deutschem Handelsrecht in allgemeiner Form und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Für einen konkreten Streit um Provision: Handelsvertreterverbände wie die CDH bieten Mitgliedern Rechtsberatung, und Fachanwälte für Handels- und Gesellschaftsrecht kennen die Rechtsprechung zu § 87c HGB.